CILEUNGSI, SUBAGIYO DOT COM – Seorang apoteker yang aktif akan berjalan ke ruang penyimpanan, mengamati proses pelayanan, berbincang dengan perawat, berdiskusi dengan tenaga vokasi farmasi, hingga memperhatikan bagaimana obat berpindah dari gudang ke tangan pasien. Dari pengamatan sederhana itulah sering kali ditemukan masalah yang selama ini dianggap “sudah biasa”.
Dalam materi Manajemen Lean dalam Farmasi Rumah Sakit, Apt. Rini Isyana Wardani, S.Farm. menjelaskan pentingnya Gemba Walk, yaitu kebiasaan turun langsung ke tempat pekerjaan berlangsung untuk melihat kondisi nyata, bukan sekadar membaca laporan.
Menurutnya, tujuan Gemba Walk adalah mengidentifikasi pemborosan, menemukan akar masalah, lalu menjadikannya pemicu perbaikan (Kaizen). Ia menegaskan, “Go and see the problem at the place, at the time.” Artinya, solusi terbaik sering kali tidak lahir dari ruang rapat, tetapi dari lantai pelayanan tempat pekerjaan benar-benar terjadi.
Perbaikan itu kemudian dilakukan melalui Kaizen, filosofi perbaikan kecil yang dilakukan terus-menerus. Rini Isyana Wardani menggambarkan bahwa Kaizen bukan proyek besar yang menunggu anggaran miliaran rupiah, melainkan kebiasaan seluruh tim untuk terus bertanya, “Apakah ada cara yang lebih baik?”
Dalam praktiknya, rumah sakit dapat memanfaatkan berbagai pendekatan seperti 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) untuk menata area kerja, Kanban sebagai sistem visual pengendalian persediaan, Visual Management agar masalah mudah terlihat, hingga Poka Yoke (Error Proofing) untuk mencegah kesalahan manusia sebelum berdampak kepada pasien.
Semua pendekatan tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu mengurangi aktivitas yang tidak memberi nilai tambah dan mengembalikan fokus pelayanan kepada pasien.
Insight Ahmad Subagiyo
Bagi saya, Kaizen bukan sekadar metode manajemen dari Jepang, tetapi cara berpikir yang sangat cocok diterapkan dalam pelayanan kefarmasian. Seorang apoteker tidak harus selalu menciptakan inovasi besar.
Cukup dengan memindahkan rak obat agar lebih mudah dijangkau, memberi label yang lebih jelas pada obat berisiko tinggi, memperbaiki alur komunikasi dengan perawat, atau meluangkan lima menit setiap pagi untuk berjalan mengamati proses pelayanan, kita sebenarnya sudah sedang melakukan Kaizen.
Perubahan kecil yang dilakukan setiap hari jauh lebih berharga daripada perubahan besar yang hanya direncanakan tetapi tidak pernah diwujudkan. Pada akhirnya, pasien mungkin tidak pernah mengetahui bahwa sebuah label warna, papan informasi, atau rak yang lebih rapi adalah hasil dari Kaizen.
Namun mereka akan merasakan dampaknya: pelayanan menjadi lebih cepat, lebih aman, dan kesalahan obat semakin jarang terjadi. Dan bagi seorang apoteker, itulah ukuran keberhasilan yang sesungguhnya.
